Quản lý và kiểm soát đồ tiêu hao là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành và chất lượng dịch vụ của khách sạn. Chỉ cần quản lý thiếu chặt chẽ, khách sạn có thể phát sinh nhiều khoản thất thoát không cần thiết. Hãy cùng Falcon tìm hiểu quy trình và các phương pháp quản lý hiệu quả trong bài viết dưới đây.
1. Quản Lý Và Kiểm Soát Đồ Tiêu Hao Là Gì?
Quản lý và kiểm soát đồ tiêu hao là quá trình theo dõi, lập kế hoạch, phân bổ và giám sát việc sử dụng đồ dùng tiêu hao, vật tư tiêu hao trong khách sạn nhằm đảm bảo cung ứng đầy đủ cho khách lưu trú nhưng vẫn tối ưu chi phí vận hành. Công việc này không chỉ dừng ở việc kiểm kê số lượng mà còn bao gồm dự báo nhu cầu, kiểm soát tồn kho và đánh giá mức sử dụng thực tế để hạn chế lãng phí. Để hiểu rõ hơn, trước tiên cần xác định đồ tiêu hao khách sạn gồm những gì và vì sao cần quản lý chặt chẽ.
1.1 Đồ tiêu hao khách sạn bao gồm những gì?
Đồ tiêu hao khách sạn là nhóm sản phẩm có thời gian sử dụng ngắn hoặc chỉ sử dụng một lần và cần được bổ sung thường xuyên trong quá trình vận hành. Khác với các thiết bị cố định như: Tivi, máy lạnh hay tủ lạnh, những vật tư tiêu hao này sẽ được thay mới sau mỗi lượt khách hoặc khi đã sử dụng hết. Vì có tần suất tiêu thụ lớn nên đây cũng là nhóm hàng hóa cần được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo luôn sẵn sàng phục vụ nhưng không gây tồn kho quá nhiều.
Trong khách sạn, amenities thường được chia thành 2 nhóm chính để thuận tiện cho việc quản lý:
Amenities phòng tắm: Đồ dùng tiêu hao bao gồm bàn chải đánh răng, kem đánh răng, lược, dao cạo râu, mũ chụp tóc, tăm bông, xà phòng viên, giấy vệ sinh cùng các dung dịch khách sạn như dầu gội, sữa tắm và các sản phẩm phục vụ vệ sinh cá nhân khác.
>>> THAM KHẢO AMENITIES PHÒNG TẮM NGAY TẠI ĐÂY
Amenities phòng ngủ: Bao gồm dép đi trong phòng dùng một lần, khăn giấy, túi giặt là, các gói trà, cà phê, nước suối, các loại nước có ga và các vật tư tiêu hao được bố trí trong phòng ngủ nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng hằng ngày của khách lưu trú.
>>> THAM KHẢO AMENITIES PHÒNG NGỦ NGAY TẠI ĐÂY
Việc phân chia theo từng khu vực giúp khách sạn dễ dàng kiểm kê, setup đúng số lượng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát đồ tiêu hao trong quá trình vận hành.
1.2 Vì Sao Cần Quản Lý Và Kiểm Soát Đồ Tiêu Hao Khách Sạn?
Quản lý và kiểm soát đồ tiêu hao giúp khách sạn chủ động kiểm soát chi phí vận hành, hạn chế thất thoát và đảm bảo luôn có đủ sản phẩm phục vụ khách lưu trú. Mặc dù giá trị của từng đồ dùng tiêu hao không lớn, nhưng khi sử dụng với số lượng hàng trăm hoặc hàng nghìn sản phẩm mỗi tháng, tổng chi phí phát sinh là rất đáng kể. Nếu không xây dựng quy trình quản lý rõ ràng, khách sạn rất dễ gặp tình trạng xuất kho nhiều hơn nhu cầu thực tế, thất lạc trong quá trình cấp phát hoặc tồn kho quá lâu dẫn đến hư hỏng và lãng phí.
Ví dụ: Một khách sạn có 20 phòng, công suất trung bình đạt 80% sẽ phục vụ khoảng 16 phòng mỗi ngày. Nếu mỗi phòng sử dụng 1 bộ amenities khách sạn trị giá khoảng 12.000 đồng thì mỗi ngày cần khoảng 192.000 đồng tiền đồ tiêu hao, tương đương gần 5,8 triệu đồng/tháng chỉ riêng cho bộ amenities.
Nếu nhân viên setup dư mỗi phòng một bộ hoặc không kiểm soát số lượng nhập – xuất, chi phí có thể tăng thêm hàng triệu đồng mỗi tháng mà rất khó phát hiện. Ngược lại, khi áp dụng quy trình quản lý khoa học, khách sạn sẽ biết chính xác lượng đồ tiêu hao khách sạn cần nhập, lượng tồn kho an toàn và mức sử dụng trung bình theo từng ngày, từ đó vừa tối ưu ngân sách vừa duy trì chất lượng phục vụ ổn định.
>>> THAM KHẢO DUNG DỊCH KHÁCH SẠN NGAY TẠI ĐÂY
2. Quy Trình Quản Lý Và Kiểm Soát Đồ Tiêu Hao
Quản lý và kiểm soát đồ tiêu hao cần được thực hiện theo một quy trình thống nhất để đảm bảo số liệu chính xác và hạn chế thất thoát. Quy trình thường bao gồm dự báo nhu cầu, nhập hàng, cấp phát, theo dõi nhập – xuất – tồn kho và kiểm kê định kỳ nhằm tối ưu chi phí vận hành.
– Bước 1. Lập kế hoạch dự báo nhu cầu: Dựa trên số lượng phòng, công suất phòng và mức tiêu hao trung bình để xác định lượng hàng cần nhập. Ví dụ, khách sạn 20 phòng với công suất 80% sẽ cần khoảng 16 bộ amenities/ngày, đồng thời nên dự trữ thêm 10–15% để phòng trường hợp phát sinh nhu cầu.
– Bước 2. Kiểm kê định kỳ: Nên kiểm kê kho 1 tuần/lần để đối chiếu số lượng thực tế với sổ theo dõi. Việc kiểm kê thường xuyên giúp phát hiện kịp thời tình trạng thất thoát, sai lệch hoặc sản phẩm hư hỏng.
– Bước 3. Theo dõi nhập – xuất – tồn kho: Mọi hoạt động nhập hàng, cấp phát cho bộ phận buồng phòng và số lượng tồn cuối ngày đều cần được cập nhật đầy đủ. Điều này giúp khách sạn biết chính xác thời điểm cần đặt hàng mới, tránh tình trạng thiếu hoặc tồn kho quá nhiều.
– Bước 4. Xây dựng định mức sử dụng: Quy định số lượng đồ dùng cho từng phòng hoặc từng lượt khách. Ví dụ, mỗi phòng cấp 1 bộ amenities, 2 đôi dép dùng một lần và lượng dung dịch theo tiêu chuẩn. Việc xây dựng định mức đồ dùng tiêu hao khách sạn giúp nhân viên setup đồng đều, hạn chế lãng phí và kiểm soát chi phí hiệu quả.
3. Các Phương Pháp Quản Lý Và Kiểm Soát Đồ Tiêu Hao
Quản lý và kiểm soát đồ tiêu hao có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau, tùy theo quy mô và mô hình vận hành của khách sạn. Với các khách sạn nhỏ, phần mềm Excel vẫn là công cụ hiệu quả để theo dõi nhập – xuất – tồn kho. Trong khi đó, khách sạn quy mô lớn thường kết hợp phần mềm PMS (hệ thống quản lý khách sạn – Property Management System) hoặc ứng dụng QR Code để tự động hóa quá trình quản lý, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là ba phương pháp được áp dụng phổ biến hiện nay.
3.1 Quản lý bằng phần mềm Excel
Excel là phương pháp phù hợp với khách sạn từ nhỏ đến lớn, homestay. Đầu tiên, tạo một bảng quản lý gồm các cột: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn vị tính, Tồn đầu kỳ, Nhập, Xuất, Tồn cuối kỳ, Ngày cập nhật và Người phụ trách. Sau đó, sử dụng công thức để tự động tính số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập hoặc xuất.
Công thức:
– Tổng nhập: =SUM(E2:E100) – Ví dụ: Trong cột Nhập, các giá trị lần lượt là 200, 150, 100. Khi áp dụng công thức =SUM(E2:E4), Excel sẽ trả về kết quả 450 bộ.
– Tổng xuất: =SUM(F2:F100) – Ví dụ: Trong cột Xuất, các giá trị là 112, 80, 50. Công thức =SUM(F2:F4) sẽ cho kết quả 242 bộ.
– Tổng tồn kho: =SUM(G2:G100) – Ví dụ: Sau khi cập nhật tồn của từng sản phẩm là 388, 270, 150, công thức =SUM(G2:G4) sẽ hiển thị 808 bộ còn trong kho.
Ví dụ thực tế: Khách sạn có 20 phòng, mỗi ngày sử dụng khoảng 16 bộ amenities. Đầu tuần kho còn 300 bộ, nhập thêm 200 bộ và sau 7 ngày đã cấp phát 112 bộ. Khi áp dụng công thức tính tồn (tồn đầu + nhập – xuất), số lượng còn lại là 388 bộ. Nếu khách sạn quy định mức tồn tối thiểu là 100 bộ, nhân viên có thể theo dõi số liệu trên Excel để chủ động đặt hàng trước khi kho xuống dưới ngưỡng an toàn. Điều này giúp hạn chế thiếu hàng và tối ưu chi phí quản lý.
3.2 Quản lý bằng phần mềm khách sạn (PMS)
Phần mềm PMS (Property Management System) phù hợp với khách sạn từ 30 phòng trở lên hoặc các chuỗi khách sạn có nhiều bộ phận cùng sử dụng dữ liệu. Hệ thống cho phép liên kết giữa lễ tân, buồng phòng và kho, giúp mọi hoạt động cấp phát đồ tiêu hao khách sạn được cập nhật theo thời gian thực.
Ví dụ: Khách sạn có 50 phòng, trong ngày có 40 phòng check-in. Khi lễ tân hoàn tất thủ tục nhận phòng cho khách, hệ thống PMS sẽ tự động ghi nhận số phòng đã sử dụng. Bộ phận buồng phòng chuẩn bị 40 bộ amenities, 80 đôi dép dùng một lần (2 đôi/phòng) và chiết 40 bộ dung dịch dầu gội – sữa tắm theo tiêu chuẩn. Sau khi nhân viên xác nhận đã cấp phát trên PMS, hệ thống sẽ tự động trừ khỏi kho.
Chẳng hạn, kho ban đầu có 1.000 bộ amenities, sau khi cấp phát sẽ còn 960 bộ, 2.000 đôi dép còn 1.920 đôi. Nếu khách sạn cài đặt mức tồn tối thiểu là 300 bộ amenities, khi số lượng giảm xuống dưới mức này, PMS sẽ gửi thông báo để nhân viên kho lên kế hoạch nhập hàng. Nhờ đó, khách sạn luôn kiểm soát chính xác số lượng nhập – xuất – tồn kho, giúp giảm sai sót khi ghi chép thủ công và tránh tình trạng thiếu hàng trong mùa cao điểm.
3.3 Ứng dụng bằng QR Code
Quản lý bằng QR Code là phương pháp hiện đại giúp theo dõi vật tư tiêu hao nhanh chóng và chính xác. Mỗi nhóm sản phẩm sẽ được gắn một mã QR chứa thông tin như: Tên hàng, mã sản phẩm, số lô, ngày nhập và số lượng tồn. Nhân viên chỉ cần sử dụng điện thoại hoặc máy quét để cập nhật dữ liệu mỗi khi nhập hoặc xuất kho.
Ví dụ: Kho có 500 bộ amenities được gắn một mã QR riêng. Khi bộ phận buồng phòng nhận 20 bộ để chuẩn bị phòng, nhân viên chỉ cần quét mã và nhập số lượng xuất. Hệ thống sẽ tự động cập nhật tồn kho còn 480 bộ mà không cần ghi chép thủ công. Phương pháp này giúp giảm thời gian kiểm kê, hạn chế sai lệch số liệu và dễ dàng truy xuất lịch sử nhập – xuất khi cần đối chiếu. Đây là giải pháp phù hợp với các khách sạn muốn số hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả vận hành.
4. Những Sai Lầm Khi Quản Lý Và Kiểm Soát Đồ Tiêu Hao
Quản lý và kiểm soát đồ tiêu hao sẽ khó đạt hiệu quả nếu khách sạn không xây dựng quy trình rõ ràng hoặc chỉ thực hiện theo kinh nghiệm. Trên thực tế, nhiều cơ sở lưu trú vẫn gặp tình trạng thất thoát, thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều do những sai lầm trong quá trình quản lý. Dưới đây là những lỗi phổ biến mà khách sạn nên tránh.
Không xây dựng quy trình quản lý: Cấp phát không theo quy trình nhập – xuất – tồn kho khiến số liệu thiếu chính xác, dễ thất thoát và khó xác định nguyên nhân khi có chênh lệch.
Dự trữ tồn kho quá nhiều hoặc quá ít: Tồn nhiều làm tăng chi phí lưu kho, dễ phát sinh hàng hư hỏng hoặc hết hạn; tồn ít dễ thiếu hàng khi lượng khách tăng.
Thiếu kiểm kê định kỳ: Không kiểm kê thường xuyên khiến sai lệch số lượng và thất thoát khó được phát hiện kịp thời, ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch nhập hàng.
Không xây dựng định mức sử dụng: Cấp phát không thống nhất giữa các phòng dẫn đến lãng phí, khó kiểm soát chi phí và thiếu sự đồng bộ trong quá trình phục vụ khách.
Lựa chọn nhà cung cấp thiếu ổn định: Chất lượng sản phẩm không đồng đều hoặc giao hàng chậm có thể làm gián đoạn hoạt động, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách lưu trú và tiến độ vận hành khách sạn.
5. Falcon Chuyên Cung Cấp Đồ Dùng Tiêu Hao Khách Sạn Toàn Quốc
Quản lý và kiểm soát đồ tiêu hao sẽ hiệu quả hơn khi khách sạn lựa chọn được nhà cung cấp ổn định và chuyên nghiệp. Falcon là đơn vị chuyên sản xuất, cung cấp đồ dùng tiêu hao khách sạn, bộ amenities khách sạn, dép dùng một lần, dung dịch khách sạn và nhiều vật tư tiêu hao khác cho khách sạn, resort, homestay trên toàn quốc. Sản phẩm được sản xuất từ nguyên liệu chất lượng cao, đa dạng mẫu mã và phù hợp với nhiều phân khúc từ 1 – 5 sao.
Ưu đãi khi mua hàng tại Falcon
Sản phẩm chính hãng, chất lượng cao.
Giá tốt, nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn.
Hỗ trợ tư vấn nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Đa dạng mẫu mã, kích thước phù hợp nhiều nhu cầu.
Giao nhanh toàn quốc, đóng gói cẩn thận.
Hỗ trợ khách hàng trước và sau bán hàng.
Nguồn hàng ổn định, sẵn kho số lượng lớn.
Chính sách bảo hành và hỗ trợ rõ ràng.
Với kinh nghiệm đồng hành cùng nhiều khách sạn trên cả nước, Falcon cam kết mang đến giải pháp cung ứng uy tín, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý đồ tiêu hao.
